Justifier ses kilomètres professionnels : ce qu'il faut garder

La base : le véhicule

La carte grise prouve la puissance fiscale qui détermine la ligne du barème, et la motorisation qui ouvre droit au barème électrique, majoré de 20 %, pour une voiture 100 % électrique. Si vous utilisez plusieurs véhicules, gardez la carte grise de chacun : le barème s'applique séparément à chaque véhicule.

Le détail de chaque déplacement

Pour chaque déplacement professionnel : la date, le motif (client, chantier, réunion), le lieu de départ, le lieu d'arrivée et la distance. Un simple total annuel ne suffit pas : en cas de demande de l'administration ou de l'URSSAF, c'est le détail qui rend le total crédible.

Les pièces qui corroborent

Un agenda professionnel, des factures ou comptes rendus de visite, des ordres de mission, des notes de péage ou de stationnement : tout ce qui montre que le rendez-vous a bien eu lieu à cet endroit, ce jour-là. Un rendez-vous dans l'agenda n'est pas à lui seul la preuve d'un déplacement ; il l'accompagne.

Combien de temps conserver

Pour l'impôt sur le revenu, un salarié conserve ses justificatifs pendant les trois années civiles qui suivent leur paiement : par exemple jusqu'au 31 décembre 2028 pour des frais payés en 2025. Une entreprise conserve ses pièces comptables plus longtemps, en général dix ans. Votre comptable vous indiquera la durée applicable à votre situation.

Tenir son relevé sans y passer ses soirées

Le plus sûr est de noter au fil de l'eau plutôt que de reconstituer l'année en avril. C'est l'idée d'AgendIK : partir de l'agenda que vous tenez déjà, vous proposer chaque journée, ne compter que ce que vous validez, et éditer un relevé PDF figé à sa date, avec le détail de chaque trajet et le barème appliqué. Vous le conservez avec vos autres justificatifs.