Rembourser des indemnités kilométriques à ses salariés

Le principe

L'indemnité kilométrique compense les frais d'un salarié contraint d'utiliser son véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Elle est exonérée de cotisations et de contributions sociales dans la limite du barème kilométrique fiscal publié chaque année. Au-delà, la part excédentaire est réintégrée dans l'assiette des cotisations, sauf si l'employeur justifie que l'indemnité a été utilisée conformément à son objet.

Les conditions

Le salarié doit être contraint d'utiliser son véhicule personnel pour des déplacements professionnels. L'employeur doit pouvoir justifier, pour chaque déplacement : le moyen de transport utilisé, la distance parcourue et l'objet du déplacement, ainsi que la puissance fiscale du véhicule. Pour une voiture 100 % électrique, on applique le barème électrique, majoré de 20 %.

Pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail habituel, l'employeur n'est pas tenu de verser des indemnités kilométriques. S'il le fait, elles sont exonérées dans la limite du barème lorsque le salarié est contraint d'utiliser son véhicule personnel, faute de transports en commun ou en raison de ses horaires ; il faut alors justifier la distance, la puissance fiscale et le nombre de trajets du mois. D'autres dispositifs existent aussi : prise en charge des abonnements de transport, forfait mobilités durables, prime de transport.

Le calcul : le barème, véhicule par véhicule

Le barème dépend de la puissance fiscale et du nombre total de kilomètres parcourus dans l'année à titre professionnel. Pour une voiture de 5 CV, il vaut d × 0,636 jusqu'à 5 000 km. Au-delà, la formule change : c'est le kilométrage de toute l'année qui détermine le montant, d'où l'intérêt de suivre les déplacements au fil de l'eau. Le tableau complet et le calculateur donnent les formules.

Les pièces à réunir

Conservez, pour chaque salarié : la copie de la carte grise, et un état des déplacements indiquant pour chacun la date, le motif, le lieu de départ et d'arrivée, et le nombre de kilomètres. En cas de contrôle URSSAF, une indemnité sans justificatif peut être requalifiée en salaire et soumise aux cotisations.

Avec AgendIK

Chaque salarié tient son propre carnet dans son compte : ses rendez-vous deviennent des trajets proposés, qu'il valide. En fin de mois ou d'année, il vous transmet son relevé PDF, avec le détail de chaque déplacement et le montant calculé au barème de son véhicule. AgendIK ne gère pas encore d'espace équipe ni de validation par l'employeur.